يقوم بتوفير احتياجات الكليات و الإدارات و الوحدات بالجامعة للأصناف المختلفة من المواد في الوقت المناسب و السعر المناسب الجودة المقبولة. ويتم توفير المواد من عدة جهات في مملكة البحرين و خارجها ووفقا للوائح و النظم المعمول بها في الجامعة.

أعمال موظفي القسم :

مهام رئيس القسم:

1. الإدارة و الإشراف على أعمال المشتريات بشكل عام و مراقبة أعمال موظفي القسم في تنظيم المهام المنوطة بهم.
2. إسناد المهام عن طريق توزيع طلبيات الشراء الواردة للقسم.
3. مراعاة تنفيذ أحكام لائحة الشراء و كذلك القرارات الصادرة بشأن تنفيذ طلبات الشراء.
4. تنظيم خطوات العمل و مراقبة سيرها و متابعة تنفيذ و تقييم الأداء وبهدف رفع الكفاءة الوظيفية.
5. تنمية العلاقات الطيبة مع الوحدات المختلفة داخل الجامعة و خارجها مع مصادر التوريد.
6. مراقبة المكاتبات الواردة الي قسم المشتريات و متابعة الرد عليها.
7. متابعة دفع مستحقات الموردين للمحافظة على العلاقة الطيبة معهم.
8. مقابلة ممثلو الشركات و المؤسسات و معرفة المستجدات للمواد المراد شراؤها.
9. مناقشة العروض مع مدراء مبيعات للحصول على أفضل الأسعار
10. زيارة الموردين في مواقع أعمالهم لمعرفة المستنجدات على الساحة.
11. توطيد العلاقة من الموردين للحفاظ على مصادر التوريد.
12. استخدام أفضل أساليب الشراء و تطويرها باستمرار.
13. البحث عن أفضل مصادر التوريد و اقلها تكلفة، وفق إمكانية التوريد في الوقت المناسب.
14. التدقيق والتوقيع على أوامر الشراء قبل اعتمادها من صاحب الصلاحية.

مهام موظفي المشتريات:

1. تدقيق و مراجعة بيانات طلبات الشراء الموجهة من رئيس القسم لتأكد من استيفائها قبل البدء في الإجراءات النظامية.
2. قيد طلبات الشراء في سجل عن طريق تدخيل البيانات في الحاسب الآلي.
3. مراعاة أحكام لائحة الشراء المعمول بها في الجامعة و الإجراءات النظامية الأخرى المتبعة عند مباشرة الاختصاصات و المسؤوليات المناطة بهم.
4. الاتصال بالموردين عن طريق إعداد مخاطبات للموردين و تلقي عروضهم و دراستها و مقارنتها و التأكد من مواصفات المواد و مطابقتها مع المواصفات المدونة في طلب الشراء.
5. جلب عينات من الأصناف المراد شراؤها من السوق المحلية لمعاينتها مع جهة الطلب قبل البت في الشراء.
6. إصدار أوامر الشراء و التأكد من تدوين البيانات المطابقة للمواد المطلوبة.
7. متابعة وصول الأصناف و التأكد من مطابقتها للمواصفات المدونة في أمر الشراء بالنتسيق مع قسم المستودعات و جهة الطلب.
8. متابعة التوريد بشأن الطلبات المتأخرة.
9. المتابعة مع قسم المستودعات بشأن إصدار سندات الإدخال الخاصة بالمواد المستلمة و العمل على تسديد فواتير الموردين في الوقت المناسب.
10. حفظ مستندات طلبات الشراء في الملفات بطريقة تسهل الرجوع إليها عند الحاجة.
11. الاحتفاظ بسجلات/ملفات في الحاسب الآلي عن مشتريات الجامعة و عن الموردين و الأسعار و الأصناف التي يتم التعامل فيها.
12. إعداد التقارير الدورية عن مشتريات الجامعة.

مهام سكرتير القسم :

1. استلام الوارد من الرسائل و المذكرات و المعاملات و ختمها بتاريخ الاستلام و عرضها على رئيس القسم
2. تسجيل جميع المعاملات الصادرة من القسم بسجل الصادر و إرسالها إلى الجهات و الأقسام المعنية.
3. طباعة الرسائل و إسال الفاكسات و طباعة المذكرات و التقارير الخاصة بالقسم، و الاحتفاظ بنسخ منها في الملفات الخاصة بها.
4. تنظيم أرشيف القسم و حفظ المعاملات و المراسلات في الملفات الخاصة بها بشكل يومي.
5. حفظ القرطاسية الخاصة بالقسم و طلب الناقص منها.
6. مراقبة المخزون من الاستمارات الخاصة بالقسم و تنظيم طباعتها داخليا أو عن طريق المطابع قبل نفاذها.
7. الرد على المكالمات الواردة من داخل و خارج الجامعة و اخذ الرسائل (Messages ).
8. المساعدة في إنجاز طلبات الشراء متى طلب منه ذلك.