قسم المستودعات

ما المستودع ؟

هو المكان الذي يتم فيه إيداع مادة ما على أن تصرف في الوقت المناسب لحين الحاجة إليها، كما المصرف ، مع مراعاة الحفاظ عليها.

أهمية دور قسم المستودعات

تكمن أهمية قسم المستودعات بشكل أساسي في تقليص عدد مرات الشراء مما يقلل من عدد مرات تكاليف الشراء والتي هي بدورها تزيد من الخسائر في الطلبات.

كما أن أهمية المستودعات تتلخص في المهام الرئيسية التالية:

• يقوم المستودع بتوحيد الشراء سنويا أو نصف سنويا وذلك تفاديا لقيام الأقسام بعمليات الشراء الشهري أو المتكرر لنفس المادة في حال عدم وجود المستودعات، فيحقق بذلك مركزية الشراء.
• قسم المستودعات يؤمن ما هو مطلوب لأقسام المنشأة تلقائيا مراعيا الكميات والأنواع ملغيا بذلك عبء التخطيط للشراء من قبل الأقسام.
• من مهام القسم الحفاظ على سلامة المواد وصيانتها من التلف وعدم تكديس الكميات التي قد تتلف إثر التخزين الطويل، وعليه توفير الجو المناسب للمادة من درجة حرارة مناسبة وسعة كافية للتخزين .

كل تلك الأمور مجتمعة بلا شك تقوم بتقليص الخسائر المادية التي قد تنجم عن عدم وجود قسم المستودعات، وأيضا سرعة توفير المواد للأقسام.

يقوم قسم المستودعات بدور مكمل لعملية الشراء من حيث الاستلام والتدقيق وإصدار المستندات الخاصة بالمدفوعات (المالية).

حجم المستودعات

تعدد أنواع المواد المخزنة تحدد عدد المجموعات ومن ثم تحدد حجم المستودعات، كما وتحدد عدد أقسام المستودعات.
وعندما ازداد حجم الجامعة وازدادت التفرعات والتخصصات في الكليات المختلفة كما وتستمر في الازدياد مثل مركز الأميرة الجوهرة أو المعهد الفرنسي والمستقبل يبشر بالمزيد من التطور والنماء العمودي والأفقي.

هذا بالطبع ما يميز سرعة نماء وتحجيم القسم وهو الازدياد الطردي وتطور الجامعة, عكس ما كان عليه القسم قبل 15 سنة تقريبا حيث كان بمثابة البخار القديم والذي تتناثر فيه المواد هنا وهناك ولا يمكن لأحد التكهن بما هو موجود في المستودعات ، وذلك يرجع طبعا لحجم الجامعة ونشاطها آنذاك، وكانت المستودعات تفتقر إلى أبسط تسهيلات التخزين وهي الرفوف ، فبعض المواد كانت تخزن على الأرض (مطروح) بالرغم من أن مصطلح مطروح يستخدم للمواد ذات الحجم الكبير والصعب وضعه في عيون الرفوف أو كثرة المادة.

الوضع الحالي للمستودعات

جاء الوضع الحالي لقسم المستودعات ليقوم بوضع النقاط على الحروف بل ويشكل الحروف أيضا، فأصبح لكل مادة عين (رف) وعليها البطاقة السكانية للمادة موضح عليها الاسم والعنوان ونفس البيانات مدرجة في الحاسب ويمكن الاستدلال عليها فقط من خلال رقم الصنف فتظهر جميع البيانات عن الصنف وأولها الموقع والعنوان مما يمكن لأي عابر ليست له صلة بالمستودعات أن يتعرف على موقع المادة وكمياتها .

قسم الاستلام والتسليم

• بعد الفحص يقوم المستلم بالتوقيع على وصل استلام المستودعات.
• يقوم القسم بإصدار مستند الاستلام ويعتمد من قبل رئيس القسم ثم يرسل إلى قسم المشتريات لمتابعة إجراءات الدفع للمورد.
• فيكون بذلك قسم المشتريات مكملا لدور قسم المشتريات في عملية الشراء.

قسم ضبط المخزون

• يقوم قسم ضبط المخزون بالتحكم في كمية المواد المشتراة بشكل رئيسي وذلك تفادياً للخسائر المادية إثر التكديس العشوائي وتلف ماقد يتلف من المواد بسبب طول فترة التخزين.
• فيقوم القسم بإستلام الطلبات من الأقسام او الجهات الطالبة ويتم التدقيق في الطلب ، إن كانت المواد المطلوبة متوفرة في المستودعات او عدمها.
• إن كانت لا .. فتدخل المعلومات من قبل سكرتير القسم للحاسب ومن ثم تحول لقسم المشتريات لمتابعة اجراءات الشراء وان كانت متوفرة فيرجع الطلب للقسم المعني بالطلب وينصح بعمل طلب مستودعات ليصرف له .
  واما عن ضبط مخزون المستودعات فإن على كل امين مزن مسؤلية ذلك بحيث يتقدم بالطلب للشراء متى ما رأى الحاجة لذلك .

موظفو قسم المستودعات